Notulen 22-01-07

Datum

05-02-07

Betreft

Bestuursvergadering 22-01-07

Aanwezig

Ronald, Geert, Alexander, Wilfried, Krijn, Albert, Onno, Robert

Afwezig

--

1.               Opening

Ronald heet iedereen welkom, speciaal Albert die voor het eerst een bestuursvergadering bijwoont als lid van het bestuur en Onno als aspirant bestuurslid. Het is de bedoeling dat Onno de plek van Ronald invult als hij terugtreedt in de voorjaarsvergadering.

2.      Notulen / actielijst van 21-08-06

De notulen en de actielijst worden doorgelopen, de meeste punten zijn inmiddels opgelost. Voor de actiepunten, zie bijlage.

3.      Ingekomen stukken / ledenadministratie

De volgende documenten zijn binnengekomen:

-      Notulen van Flevo-overleg NTFU. (wordt doorgestuurd door Robert)

-      Bijeenkomsten gemeente / Sportservice Flevoland, data waren al doorgegeven.

-      Uitnodiging sportoverleg gemeente Zeewolde

-      Sport in de wijk

Aantal leden staat nu op 90 leden (stand per 1 januari 2007).

Punten voortkomend uit de IKSport.
??      Opstellen van een strategische plan/beleidsnota op de lange, en korte termijn
??      Regelmatig plaatsen van artikelen over gezondheid en blessurepreventie
??      Eigen briefpapier en enveloppen
??      Uitnodigen van sponsoren op activiteiten/evenementen
??      Opstellen van waardebeleid voor vrijwilligers
??      Uitwerken van functieomschrijvingen voor bestuursleden
??      Gebruik van een vaste locatie, wekelijks gebruik

Hier is niets in veranderd.

4.      Aansprakelijkheid bestuur

Ronald is bij een bijeenkomst van de gemeente met dit onderwerp geweest. Hij geeft kort aan wat de belangrijkste items zijn, welke aangevuld worden door Onno. Ronald zal dit nog op papier zetten en rondsturen.

Via de gemeente kunnen de vrijwilligers van de club verzekerd worden, wel moeten dan de vrijwilligers aangemeld worden. Voor aanvang van het zomerseizoen doen.

Nagaan of deze mogelijk al onder de bestuursverantwoordelijkheidverzekering vallen. Dit is niet het geval, deze geldt alleen voor bestuursleden en toezichthouders van de vereniging.

5.               Programma 2007

Ronald en Robert hebben samen een concept opgesteld, dit zal als uitgangspunt dienen voor de bijeenkomst van 8 februari. Direct met de uitnodiging voor deze bijeenkomst zal het concept worden rondgestuurd.

Robert zal nog een stukje schrijven tav de veiligheid voor de Bidon.

6.               Taak verdeling

Door het vertrek van Ronald in de voorjaarsvergadering, zitten we met een vacature van voorzitter. Onno is bereid gevonden plaats te nemen in het bestuur. Na onderling overleg wordt het van belang geacht om ????n van de zittende bestuursleden door te schuiven naar voorzitter.

Aan de ledenvergadering wordt voorgesteld om Robert te kiezen als voorzitter en Onno tot secretaris. Alle overige bestuursleden houden de al toebedeelde taak.

Na de voorjaarsvergadering moeten we deze wijziging ook doorvoeren in het register van de KvK. Ook de mutaties van eind 2006 (Krijn en Albert) moeten worden doorgegeven.

7.               Sponsoring / Communicatie

Albert heeft een concept gemaakt voor het communicatieplan, dit wordt toegelicht en op kleine punten aangepast, dit kan verder uitgewerkt worden als het communicatieplan van de vereniging, met als doel beter bekend te geraken binnen de gemeente grenzen.

Al eerder is gesproken over een kaart huis aan huis, conform de kaart van de Omloop. Het streven is deze eind februari ? begin maart rond te sturen, nog voor het zomerseizoen.

Openingstekst op de website zou wat actueler en meer concreet kunnen, Ronald heeft hier al een keer een voorstel voor gedaan. Dit zal door Ronald en Krijn verder worden opgepakt.

Ten aanzien van sponsoring heeft Alexander nog de nodige idee??n, met name achter op de broek is nog een open plek, voor het shirt hebben we nog twee jaar.

8.               Rondvraag / wat verder ter tafel komt

Krijn heeft wat ge??xperimenteerd met de GPS, loopt nog niet optimaal, als nog iemand dit wil proberen kan dit. Zodra een route is opgenomen kan deze gekoppeld worden aan Google earth, wat we weer op de site kunnen zetten.

Gerard vd Velden heeft zijn lidmaatschap opgezegd, omdat hij geen goede fiets meer ter beschikking heeft en op dit moment niet de middelen bezit een nieuwe aan te schaffen. Besloten wordt hem als lid te handhaven, betaling zal niet ge??ncasseerd worden. Alexander zal bij BTT nagaan of er iets te regelen valt.

In verband met de storm zijn verschillende ATB tochten afgelast. Ook heeft Staatsbosbeheer gewaarschuwd de bossen te mijden. Besloten wordt mede in het kader van de verantwoordelijkheid die we als bestuur hebben, om alle clubritten tot nader order te annuleren. Krijn zal hiervoor een bericht rondsturen en het zal op de site vermeld worden.

Bidon, voorjaarseditie moet weer worden opgestart. Iedereen die informatie heeft gaarne toe sturen aan de redactie.

Actielijst.

 

Dd oorsprong

Actie

Verantwoordelijk

Status

Opmerking

25-08-05

Briefje opstellen voor eventuele nieuwe leden, die op proef meerijden tijdens een clubrit

Albert

 

 

19-01-06

Mogelijkheden GPS bekijken

Geert /Krijn

 

 

29-07-06

Werking van de wegcaptains in de najaarsvergadering bespreken, loopt duidelijk minder

Robert

Gereed

Blijft aandachtspunt.

29-07-06

Routes aanpassen, gereed voor het volgens seizoen

Ronald, Robert

Begin is gemaakt

 

29-07-06

Voorstel voor de kaarten opvragen bij Jan en rondsturen onder de bestuursleden

Ronald

 

 

29-07-06

Stuk WTC in het kort nogmaals rondsturen onder de bestuursleden

Ronald

 

 

29-07-06

Accountmanager NTFU melden, dat WTC-Zeewolde mee wil doen aan het polderoverleg, maar de kosten moeten maar door de NTFU gedragen worden

Robert

Gereed

Overleg is inmiddels geweest

29-07-06

Nieuwe procedures op de site zetten, zijn dan beschikbaar voor het bestuur

Robert

 

 

22-01-07

Punten ten aanzien van bestuurlijke aansprakelijkheid op papier zetten

Ronald

 

 

22-01-07

Stuk schrijven voor de Bidon ten aanzien van veiligheid

Robert

Gereed

Stuk ligt bij redactie

22-01-07

Samenstelling bestuur doorgeven aan KvK

Robert

 

Na voorjaarsvergadering

22-01-07

Uitwerken van communicatieplan

Albert

 

 

22-01-07

Opstellen van de kaarten om huis aan huis rond te delen

Albert

 

 

22-01-07

Openingstekst website aanpassen

Ronald / Krijn

 

 

22-01-07

Bij BTT informeren naar mogelijkheden fiets Gerard

Alexander

 

 

22-01-07

Bericht maken dat de ATB tochten tot nader order geannuleerd zijn, ivm stormschade in de bossen

Krijn

Gereed

 

 


Ogenblik a.u.b. ...