bestuursvergadering 13 sept. 2007

Verslag van de bestuursvergadering van 13 september 2007

Aanwezig: Robert, Wilfried, Geert, Alexander, Albert, Krijn en Onno

1 Opening

Robert heet als gebruikelijk iedereen welkom.

2. Notulen/actielijst

Over de notulen geen opmerkingen.

De actielijst wordt doorgenomen en bijgewerkt. Zie hieronder.

3. Ingekomen stukken

Er is een uitnodiging binnengekomen voor het Flevolands sportcongres op 9 november 2007 te Lelystad. Onno laat een brochure rondgaan. Wie deel wil nemen kan dat aan hem doorgeven, onder opgave van de workshops waar de voorkeur naar uitgaat. Svp opgeven uiterlijk 29 september (bij de tijdrit), want indeling voor de workshops vindt plaats op basis van binnenkomst aanmelding. Inmiddels heeft de NTFU laten weten dat zij de aanmelding centraal zal doen en ook de deelnemersbijdrage voor haar rekening zal nemen. Deelname gaat dus niet ten laste van ons budget.

De NTFU heeft bericht dat verenigingen zich op de vierde dag van de Fiets Fit actie kunnen presenteren aan de deelnemers van de training. Wij zouden ons dus op zaterdag 29 september kunnen presenteren bij Pro Bike Van der Westerlaken. Onno zal hierover contact opnemen met Van der Westerlaken.

4. datum en agenda najaarsvergadering

De najaarsvergadering staat al geagendeerd voor 1 november. De agenda voor de najaarsvergadering van vorig jaar kan worden overgenomen, met dien verstande dat het agendapunt "bestuursverkiezing" kan komen te vervallen, omdat er nu geen vacatures zijn. Wel zal in de voorjaarsvergadering voorzien dienen te worden in de dan opengevallen vacature van Geert. Ook zal in de voorjaarsvergadering een bestuurslid (herkiesbaar) dienen af te treden volgens het daarvoor door het bestuur opgestelde schema. Het schema is echter niemand bekend en dus weet ook niemand wie dat zou moeten zijn (ik heb het zo snel ook niet in mijn 'archief" gevonden, maar zal er nog eens naar zoeken. Volgens de statuten moet 1 bestuurslid tijdens de jaarlijkse vergadering (= de voorjaarsvergadering) herkiesbaar aftreden. Het zou praktisch kunnen zijn dat volgend jaar Geert te laten zijn; onno).

5. Evaluatie Koops tot Koops

Alexander en Albert hebben aan de tocht deelgenomen, gehouden in het weekend van 8 september. Zij zijn er enthousiast over. Zeker iets om volgend jaar op de agenda te zetten. Het moet dan wel over drie fietsadgen worden uitgesmeerd, omdat de eerste dag toch wel te lang was. Als een vrachtwagen van Koopos geen goede diensten had verleend, dan zou de ploeg niet op tijd in de jeugdherberg zijn geweest. Besloten wordt om de tocht volgend jaar in mei op de agenda te zetten in plaats van de IJsselmeertocht.

6. Sponsoring

De stand van zaken is dat Condoor mondeling heeft toegezegd de sponsoring voor vijf jaar te willen continueren voor een bedrag van ? 2.250,-- per jaar (shirt en broek) en geen bezwaar heeft tegen een co-sponsor. Aan Koops zal worden gevraagd of zij als co-sponsor wil optreden, of dat zij haar rol liever beperkt tot die van evenementensponsor. Hierover is nog geen duidelijkheid verkregen. Besproken wordt dat getracht moet worden voor 1 oktober duidelijkheid te hebben over het sponsorplaatje. Alexander zegt toe zich in te spannen voor 1 oktober die duidelijkheid te hebben.

Besproken wordt dat als de nieuwe sponsorkleding er is, erop toegezien dient te worden dat die door de leden ook wordt gedragen. Daar is dit jaar de hand wat mee gelicht, omdat er (te) weinig sponsorkleding bschikbaar was.

7. W.v.t.t.k

Krijn deelt mee dat het nieuwe ATB traject in de Zeewoldese bossen op 6 oktober officieel en feestelijk in gebruik zal worden genomen met een hapje en een drankje.

8. Rondvraag

Niets voor de rondvraag.

Actielijst.

Dd oorsprong

Actie

Verantwoordelijk

Status

Opmerking

19-01-06

Mogelijkheden GPS bekijken

Geert

de GPS werkt

Robert moet Ronald nog vragen of hij afhaal- en terugbrenadres zal willen zijn voor de GSM's. Als hij dat niet wil, is Robert bereid om dat op zich te nemen

29-07-06

Routes aanpassen, gereed voor het volgende seizoen

Ronald, Robert

wordt verder aan gewerkt

combineren met invoering GPS

29-07-06

Voorstel voor de kaarten opvragen bij Jan en rondsturen onder de bestuursleden

Ronald

wordt aan gewerkt

29-07-06

Nieuwe procedures op de site zetten, zijn dan beschikbaar voor het bestuur

Robert

komt nog

22-01-07

Samenstelling bestuur doorgeven aan KvK

Robert

moet nog gebeuren

Robert heeft inschrijfformulieren rondgedeeld aan de nieuwe bestuursleden. Alleen van Krijn moet nog opgave worden ontvangen. Daarna kunnen wijzigingen worden doorgegeven.

22-01-07

Uitwerken van communicatieplan

Albert

gereed

pr activiteiten zitten duidelijk in de lift, regelmatig stukjes in de Actueel

22-01-07

Opstellen van de kaarten om huis aan huis rond te delen

Albert en Krijn

komt nog

afspraak is gemaakt

22-01-07

Openingstekst website aanpassen

Albert/ Krijn

moet nog gebeuren

afspraak is gemaakt

17-04-07

tijdslijn opzetten voor de Bidon

Albert

is inmiddels gereed en staat op de mail. volgende Bidon half oktober gereed
25-06-07

besprekingen met sponsors

Alexander, Robert en Albert

wordt aan gewerkt

nadere berichten volgen
25-06-07benaderen Henk Lubberding voor fietsclinic ihkv lustrumAlexandermoet nog gebeuren
25-06-07

gemeente berichten over sportweek

Onno

is gebeurd

13-09-07presentatie aan deelnemers Fiets Fit op 28 sept.Onno


Ogenblik a.u.b. ...