Voorjaarsledenvergadering 2015

Voorjaarsledenvergadering

Datum: 02-04-2015,

Tijd: 20.00 uur

Locatie: Kantine Condoor, Handelsweg 31, Zeewolde

Aanwezig: Fons Stortelder, Jan van der Horst, Paul van de Brug, Janine Stortelder, Theo Leenders, Hans Dijkhuizen, Hilda Schlotter, Marianne Dobber, Rinus de Vries, André van Til, Peter Bouwman, Martin van Zijl, Siebolt Smit, Peter van Oldenbeek, René Steunenberg, Wilfried Tolboom, Rob Smit, Ronald Langstraat, Michael Bliek, Elroy Bliek, Albert de Jong, Robert Duijvestijn, Jan de Jong, Cees Steijger, Ad Verstraete, Rik Koumans, Hans Lems, Ellen van den Han, Eric Woltheus, Michel Blom, Jeroen Assen, Hans Kranendonk, Aard Weijers,

Afwezig met kennisgeving: Kees Rietbergen, Laurens Seinhorst, Nico Brobbel, Marco van Asselt, Carin Lindeboom, Ger Stevens, Sjors Lodewijk

 

Agenda:

  • Ellen heeft de clubleden van harte welkom en Welkom en opening
  • Verslag najaarsvergadering d.d. 30 oktober2014
    • Robert vraagt of de enquête nog terugkomt? In de najaarsledenvergadering werd toen zeer stellig aangegeven dat deze gehouden zou worden. Antwoord Jeroen: nee, deze niet geweest en zal vooralsnog niet uitgerold worden.
    • De notulen worden geaccordeerd, onder dankzegging van de toenmalige secretaris Albert de Jong.
    • Toercommissie:
      • In de enquête had naar voren moeten komen, wat vanavond is besproken.
      • Bijvoorbeeld dat de rittenkalender niet meer wordt gepubliceerd. Vorig jaar al voor het begin van het seizoen veel wijzigingen, wat veel tijd kost in aanpassen. Tot aan de ROF is de wegkalender bekend. Verder zijn een aantal routes aangepast (kleine weggetjes eruit). Routes op Trackback aangepast.
      • De groepen pakken het onderling op. Bijvoorbeeld 30 man dan splitsen.Wat meer vrijheid en zelfregulerende werking.
      • Heb je een leuke tocht gefietst? Meldt deze aan bij toerorganisatie@wtc.nl
      • NTFU is bezig met de verantwoordelijkheid van de wegcaptains, wil groepen veilig over straat gaan. Staat wat haaks op het beleid binnen de vereniging, maar we hebben niet voldoende wegcaptains om hier goed invulling aan te geven. De discussie over wegcaptains wordt nog even dunnetjes over gedaan. Gewoon heel gedisciplineerd fietsen, regels stellen.
      • Suggesties om alle leden een email te sturen met een fietsreglement. Een ander is nooit verantwoordelijk. Dit jaar geen wegcaptains. Einde van het jaar evalueren. Veel mensen blijken bereid hun steentje bij te dragen.

         

    • ATB:
      • Elke zondag gefietst op een paar na. Iets meer deelname mag ook wel.

         

    • Jeugd:
      • Vanaf 2010 hebben we 36 jeugdleden. Afgelopen seizoen is het budget flink gegroeid met name door de Boni actie (€580,=), welke geheel door de jeugd zelf is uitgerold. Een deel van de opbrengst wordt geïnvesteerd in trainersopleidingen bij de NTFU, inclusief de subsidie van de NTFU kunnen 3-4 mensen worden opgeleid. De trainer tekent een contract voor 2-3 jaar, wat zorgt voor continuïteit zodat de jeugd nooit zonder leiding traint/fietst.
      • Er bestaan wel grote leeftijdsverschillen van 8-18 jaar.
      • De groep 15 plus hebben de afgelopen 8 weken een spinningstraining gevolg.
      • Miv dit seizoen gaat een aparte groep mee op de woensdagavond olv Arius, Michel en Sjors. 5-10 jeugdleden elke woensdagavond met als doel deze uiteindelijk laten dorstromen naar de volwassenen, we blijven toerfietsers. Jeugd kan ook aansluiting zoeken, oproep aan de volwassenen voor acceptatie.
      • Een idee is om de WTC te promoten op het evenemententerrein bij de Boni/Van Westerlaken promotiedag niet alleen voor jeugd maar de hele WTC!! Promoten heel Zeewolde. Wie wil er helpen??? Hier komt GEEN reactie op!!

         

    • ROF:
      • 30 mei a.s. wordt de ROF georganiseerd.
      • Je kan voorinschrijven; doe dat vooral.
      • Levert de club geld op, iedereen wordt van harte uitgenodigd om deel te nemen.
      • Nog wel vrijwilligers gezocht voor uitpijlen van een deel van de route en bemensing van het startbureau. Jan, Fons, Eric pijlen een deel van de route uit. Hans en Theo verzorgen de aanrijroute.

         

    • Penningmeester:
    • Balans: en W/V rekening

  • Mededelingen van het bestuur:
    • Ellen stel Ad Verstraete voor als de nieuwe ledenadministrateur.
    • Rinus de Vries wordt bedankt voor bewezen diensten inzake de ledenadministratie.
    • Kleding: Ellen geeft een toelichting op het kledinglijn van de vereniging:
      • het huidige shirt gaat uit de collectie en het nieuwe model, van een betere kwaliteit wordt getoond. Het is wel iets duurder dan het huidige shirt en zal (waarschijnlijk) vanaf seizoen 2015 geleverd kunnen worden. Het shirt sluit strakker aan, met name de mouwen. Alleen het shirt korte mouw wordt vervangen.
      • Volgens sommige leden voldoet het shirt lange mouw niet, draagt niet prettig en heeft niet voldoende elasticiteit.
      • Vervolgens toont Ellen een tijdritpak, oftewel shirt en broek tezamen. En vraagt de vergadering of hier belangstelling voor is. De reacties zijn verdeeld. Bij voldoende belangstelling wordt dit meegenomen in de onderhandelingen voor het gehele assortiment.
      • Zweetshirt in het assortiment? Als deze goedkoper dan bijvoorbeeld Kraft. Alleen interessant als het goedkoper is dan de markt, ± € 20, =.
      • Regenjasje zonder logo. Ook dit wordt meegenomen in de onderhandelingen.

        Hiermee heeft de vereniging een zeer complete kledinglijn. De kledingcommissie gaat in gesprek met de leverancier, Bioracer.

         

  • Clubgevoel, hoe versterk je dat?

    Nav opmerkingen in de najaarsvergadering 2014 heeft het bestuur tijdens een van haar vergaderingen hier ruim aandacht aan besteed. Wat versta je onder club gevoel en wat vind je belangrijk?

    • Meer naar elkaar luisteren, met elkaar praten, op elkaar wachten en afspraken nakomen wordt als zeer belangrijk ervaren. Dit wordt meerdere keren door de leden aangedragen. Maak het gezellig met elkaar.
    • We zijn een toervereniging aangesloten bij de NTFU en geen wedstrijdvereniging (KNWU). Dat betekent dat er ‘sociaal’ gefietst zou moeten worden onder het adagium ‘samen uit, samen thuis’ Dat gaat vaak goed maar soms ook niet.
    • Het individualistische karakter van de sport wordt overbelicht, terwijl juist het samen toertochten rijden moet prevaleren.
    • Het gezamenlijke koffiemomentje op de zondag komt aan de orde. Groep 2 en 3 rijden beiden een andere route om zo gelijktijdig aan te komen bij de koffiestop. Dat versterkt de saamhorigheid. Betekent wel dat terugzakken naar een langzamere groep niet meer aan de orde is. Dit is een verschil met andere verenigingen waar soms tot wel 8 groepen op één avond rijden.
    • Groep 3 basis vormt zichzelf niet, valt daardoor tussen wal en schip. De ene keer meer een rennersgroep, de andere keer meer een toergroep. Een mengvorm van toerrijders en renners blijkt niet samen te gaan. Rik en Richard (Wengen) willen een nieuwe start maken door met groep 3 basis max. 33 km/u te rijden.
    • Groep 2 gaat goed, wel even discussie over het achterwege laten van de wegcaptain, maar ook dat lijkt zich op te lossen, door het aanstellen van een ‘routeroeper’. Diverse leden van groep 2 geven aan dit zeker aan te kunnen. Met het wegvallen van de wegcaptains vervallen ook de evaluaties aan het einde van de rit. Wordt niet als een gemis ervaren omdat er soms ook leden waren die deze evaluatie niet respecteerde.
    • Omdat er geen wegcaptains meer zijn ontstaat het risico dat niemand de regie heeft of neemt en dat nieuwe leden niet goed worden opgevangen. Reactie daarop is dat iedereen zelf verantwoordelijk is voor dergelijke zaken, dus altijd goed opletten bijvoorbeeld bij oversteken en zie je een nieuw lid (ws geen clubkleding…?) Spreek hem/haar aan en verwijs naar een eventueel aanwezig bestuurslid, en anders…neem hem/haar op sleeptouw!!
    • Naast de toertochten kunnen andere evenementen het clubgevoel versterken. Zo wordt gevraagd aan het bestuur meer (per e-mail) te communiceren over de activiteiten en toertochten buiten de reguliere. Ook het organiseren van andere evenementen als clinics, workshop bandenwissel enz. kan bijdragen aan clubgevoel.
    • Bestuur heeft een sterk faciliterende functie, waarbij de leden zelf invulling moeten/kunnen geven aan het clubgevoel. Goede communicatie is van zeer groot belang.
    • In de zomerperiode kunnen de groepen kleiner worden en wellicht besluiten om al één groep te fietsen. Dan graag respect voor ieders capaciteiten, goede afspraken maken en ‘samen uit, samen thuis’.

       

  • De liquiditeit is goed, loopt wel iets terug t.o.v. 2013.
  • SEPA wat laat, geheel handmatig doorgevoerd.
  • De oude rekening is omgezet naar IBAN.
  • Er is wat meer achterstand in (leden)administratie wat met behulp van Wilfried Tolboom de komende weken worden weggewerkt.
  • Met Bioracer is een stevig gesprek geweest over de juiste facturering.
  • Debiteuren is toegenomen door de achterstand in de verwerking van de administratie. Ook de kleding en advertentiefacturen nog niet geheel verwerkt.
  • Resultaat boekjaar ruim € 1000, =
  • ROF als club € 600 aanhouden voor onvoorziene kosten.
  • Kortlopende schulden: clinic voor de jeugd 2014 betaald in 2015.
  • € 2000,= subsidie ontvangen van de NTFU voor drie trainersopleidingen

     

  • W/V rekening:

    Baten:

  • Omzet contributie stijging door aantal leden. Meer ruimte voor de club
  • Reclame gehalveerd. 2014 slechts 1 bidon
  • ROF: kleine teruggang. Dronten is aangesloten waardoor de opbrengst voor 4 verenigingen is i.p.v. 3.
  • Sponsoring: kleine teruggang. NuSwift is gestopt. Nog een andere sponsor zoeken (Ellen is in gesprek).
  • Rente is zoals iedereen ervaart op dit moment ‘drie-keer-niks’.

     

    Lasten:

  • Afdracht aan de NTFU is hoger door meer leden
  • Verder zuinig aan blijven doen
  • Kleding voor nieuwe leden € 1000,=
  • Nieuwe kleding wordt in twee jaar afgeschreven.
  • Evenementen:
    • specials. 2013 € 1500,=. 2014 niet.
    • In 2015 kunnen we weer iets organiseren.
    • Leuke ideeën graag melden.
  • Kosten voor de jeugdactiviteiten zijn keurig binnen budget gebleven.
  • Attenties, huur voor vergaderlocaties worden nog even toegelicht
  • Drukwerk bidon grote reservering voor twee nummers. In 2014 slechts één nummer gepubliceerd.
  • Portokosten 2015 iets anders
  • Bankkosten: betreft de kosten voor een zakelijke rekening. Vanuit de zaal worden suggesties gedaan om te analyseren welke bank de laagste/geen kosten in rekening brengt voor een zakelijke rekening. Bijvoorbeeld ING of RABO.
  • Kascommissie wordt nog uitgenodigd voor de controle over 2014. Bevindingen van de kascommissie komen op de site. Reacties daarop kunnen naar de penningmeester worden gestuurd. Na weder reactie kan dan 2014 worden afgesloten.
  • Albert: kunnen we de €70,= borg aan ijsclub terughalen nu we daar niet meer vergaderen? Dit staat nog op de ‘todo-list van Albert! Eric neemt dit over en zoekt contact met Onno die wellicht meer weet van de gemaakte afspraken.

     

  • Wereldbokalen:
  • Marc deelt de wereldbokalen uit aan Jeroen, Hans en Sjors. Kees Rietbergen is niet aanwezig. Marc deelt mee dat hij weer meer (via de e-mail) gaat communiceren over de kilometers.

     

  • Rondvraag:.
  • Marc: graag de ledenvergaderingen vermelden op de kalender op de site.
  • Theo: Vraag waar de Tep (NTFU toerfietskalender te verkrijgen is. Deze is af te halen bij de secretaris.
  • Robert: mist artikelen in Zeewolde Aktueel. Het weekblad is sponsor van de vereniging tegen plaatsing van twee artikelen per jaar. Hierover zijn afspraken gemaakt (3 jaar geleden?) ook over de grootte van het artikel (1/4 pagina?) Bestuur neemt dit mee en zoekt eea uit. Het is een mooie promotieactie voor onze vereniging. Jan schrijft artikelen voor het wegseizoen en het winterseizoen.
  • Jeroen: voor de maandagavond 13 april a.s. is extra begeleiding nodig. Jan, Jeroen en Albert zijn beschikbaar. Er is dus begeleiding.

     

     

  • Ellen sluit de vergadering. De aanwezigen ontvangen een zonnebril.

 

 

 


Ogenblik a.u.b. ...