Najaarsledenvergadering 2015

Voorjaarsledenvergadering

Datum: 12-11-2015,

Tijd: 20.00 uur

Locatie: Kantine Condoor, Handelsweg 31, Zeewolde

 

Aanwezig: Aart Weijers, Martin Zwagerman, Siblot Smid, Robert Duijvestijn, Albert de Jong, Jan van der Horst, Theo Leenders, Janine Storteler, René Steunenberg, Hans Dijkhuizen, Gudo van Werkhoven, Michel van Ramselaar, Henk Kippersluis, Rik Koumans, Michiel Appelhof, Alexander Veerman, Peter Bouwman, Hans Prummel, Jan de Jong, Eric Woltheus, Michel Blom, Sjors Lodewijk, Jeroen Assen, Hans Kranendonk, Ger Stevens. 

Afwezig met kennisgeving: Paul van de brug, Martin van Zijl, Rob van der Heyden, Wilfried Tolboom, Ad Verstraete, Marco van Asselt, Lisa van Asselt, Ellen van den Ham, Fons Stortelder, Roy van Gool.

 

1.    Welkom en opening
De secretaris opent de vergadering met de mededeling dat Ellen van den Ham niet aanwezig is, het bestuur al eerder (21-05-2015) afscheid van haar heeft genomen en haar heeft bedankt voor haar inzet voor de vereniging. De afgelopen maanden hebben de andere bestuursleden haar taken overgenomen.

2.    Voordracht Hans Kranendonk als voorzitter
Het bestuur is blij met de kandidatuur van Hans Kranendonk. Op de vraag aan de vergadering of er nog tegenkandidaten zijn, blijkt dat niet het geval is. Vervolgens wordt door de secretaris uitgelegd wat de formele procedure is. Als de vergadering unaniem instemt met de kandidatuur van Hans Kranendonk kan overgegaan worden tot een mondelinge stemming. Het blijkt dat de ALV unaniem kiest voor de kandidatuur en vervolgens Hans ook kiest als voorzitter van de WTC Zeewolde.
Hans geeft aan zich in te willen zetten voor het terugkrijgen van een stukje clubgevoel en sfeer binnen de vereniging en meer fietsende dames. Hans K neemt de voorzittersrol over.

3.    Ingekomen stukken

a.    Begroting 2016 en de jaarrekening 2014 wordt uitgereikt.

4.    Mededelingen voorzitter/secretaris
a.    Bidon verschijnt de eerste week van december 2015
b.    NTFU jaarkalender wordt thuisbezorgd samen met een nummer van FietsSportiefMagazine. NFTU heeft besloten dat alle leden moeten kunnen beschikken over de toerkalender onafhankelijk van gebruik van welke media dan ook.

5.    Notulen vorige ledenvergadering, d.d. 02-04-2015

a.    Uitreiking wereldbokaal: Sjors Lodewijk moet Jeroen Assen zijn.
b.    Verder geen opmerkingen waarmee de notulen worden goedgekeurd. 

6.    Van de penningmeester:
 
a.    Definitief financieel jaarverslag 2014: deze wijkt niet af van het eerder gepresenteerde concept in de voorjaarsledenvergadering op donderdag 02-04-2015. Voor de inhoudelijke toelichting wordt verwezen naar die notulen.
b.    Reden dat het allemaal wat later is dan gebruikelijk heeft te maken met een druk voorjaar van de penningmeester. Daarom in april een voorlopige jaarrekening gepresenteerd, welke vervolgens is beoordeeld door de kascommissie Michiel Appelhof en
       Martin van Zijl.
c.    Bevindingen kascommissie:
•    De Kascommissie heeft de Balans en V&W van 2014 beoordeelt. Gebruikelijke steekproeven zijn met bescheiden van de  boekhouding genomen ter controle. Hieruit zijn geen onvolkomenheden gebleken. Verder zijn een aantal ontwikkelingen in balansposten
      besproken waaronder het verloop van de banksaldi over 2014, het versneld afschrijven van de kleding van de Jeugd van drie naar twee jaar en de 'nog te factureren contributies en kleding'.
•    Overigens wordt vastgesteld dat er weinig reserves in de jaarrekening zitten.

d.    Eric wordt decharge verleend op de jaarrekening 2014.  
e.    Begroting 2016:
•    De opbrengst vd ROF € 2.500 en kosten vd ROF € 1.500, conform begroting 2015 komen te vervallen in 2016.
•    Er is rekening gehouden met een kleine teruggang van het aantal leden. Wisselt erg per seizoen en per jaar.
•    Sponsoring en reclame-inkomsten blijft gelijk.
•    Contributie NTFU 2016 wordt verhoogd met € 0,50, contributie van de vereniging wordt niet verhoogd.
•    Kleding: in 2013 zijn de volwassenen in het blauwe tenue gestoken. In 2014 en 2015 was de jeugd aan de beurt. De kosten werden versneld afgeschreven waardoor er geen schulden meer zijn.
•    Naar aanleiding van boekjaarverlegging van de NTFU, gaat naar het gebruikelijke kalenderjaar i.p.v. 1 april tm 31 maart heeft Penningmeester vraag gesteld of de NTFU contributie 2016 maar 3/4 betreft omdat in 2015 t/m 31 maart 2016 aan NTFU contributie
      is betaald. Hierop is nog geen antwoord ontvangen!
•    De opzegtermijn dient door de wijziging gewijzigd te worden, deze is  31 december en wordt naar voren gehaald naar 30 november (actie Hans L.)
•    Kosten GPS: één GPS is erg oud en nog steeds niet vervangen, ook niet in 2015 en daarom nog steeds een reservering opgenomen in de begroting.  
•    Bidon: terug naar één nummer? Nee, een papieren clubblad blijft vertrouwd. Vermeende afspraken met sponsoren en adverteerders over halfjaarlijkse verschijning van de Bidon blijken toch niet te bestaan. Een van de (aanwezige) sponsoren heeft geen
      bezwaar tegen het terugbrengen naar één Bidon per jaar.
•    Vervolgens ontstaat er een discussie over het al dan niet beschikbaar zijn van een budget voor evenementen. Gesuggereerd wordt dat alle financiën zijn opgegaan aan de kleding voor de jeugd. De voorzitter van de jeugdcommissie geeft een toelichting op het hoe, en waarom is geïnvesteerd in de jeugd en waarom dat de gemaakte kosten met zich meebracht, waardoor er even geen geld was voor andere activiteiten. Voor 2016 is er een reservering van €1450,= voor evenementen opgenomen, waar overigens nog geen plannen voor zijn uitgewerkt. De ervaring dat de afgelopen jaren voor de volwassenen weinig tot geen budget beschikbaar was, wordt door een aantal leden  onderkend. Afgelopen jaar zijn de georganiseerde evenementen tot stand gekomen zonder financiële bijdrage van de vereniging. De voorzitter geeft aan dat komend jaar meer financiën beschikbaar zijn. De jeugd kon in nieuwe kleding worden gestoken door de contributie te verhogen naar dat van de volwassen waarbij de kinderen een gratis kledingpakket te leen kregen. Dit heeft al met al €5500 gekost. De begroting voor 2016 is aangepast ten gunste van evenementen. Ondertussen is men blij dat we hebben geïnvesteerd in de jeugd. Dit is heel goed geweest. De jeugd staat in blauw tenue bij de sponsor, blije kinderen, blije ouders, iedereen blij. Het stimuleert jeugd om te fietsen Wel was de verhouding wat zoek en is er al een jaar lang veel vraag naar kleding bij de jeugd. Er zijn 40 pakketten jeugdkleding waardoor telkens overleg met de ouders ertoe moet leiden dat iedereen een blauw tenue aan heeft. Voor 2016 is er een beperkte ruimte om te investeren in kleding; €1000 voor de volwassenen nieuwe leden (shirt) en €1000 voor kinderen. Nakijken wat we betalen voor volwassenen. (actie Eric)  Nieuwe leden betalen geen inschrijfgeld. De eerste inning is voor een deel contributie en voor een deel een bijdragen voor een shirt. De erfpacht/huur op de begroting is de huur van de vergaderruimtes voor de ALV (Condoor) en de bestuurs/commissievergaderingen (businessclub VV Zeewolde).   
c.    Nieuwe kascommissie: Michiel Appelhof gaat eruit, Martin van Zijl blijft en Alexander Veerman volgt Michiel op. 

7.    Van de secretaris
a.    We hebben een aantal nieuwe vrijwilligers voor toercommissie, redactie/website  en kledingcommissie en bezorgers voor de Bidon. Nog vacant zijn belangenbehartiger sponsoren, een belangrijke taak omdat in de loop volgend jaar de besprekingen met de sponsoren starten voor verlenging van de overeenkomsten. Alexander Veerman geeft aan zich te willen inzetten onder voorwaarden, waarop de voorzitter aangeeft met hem in gesprek te willen gaan. Verder is het bestuur op zoek naar een nieuw commissielid voor de jeugdcommissie omdat de voorzitter stopt. Jeroen is overgestapt van de toercommissie naar de kledingcommissie, Theo Leenders vult deze commissie aan. Martin Zwagerman gaat Jan de Jong ondersteunen bij het beheer en onderhoud van de website. René Steunenberg is inmiddels toegevoegd aan de ATB commissie. Dit betekent dat het grootste deel van de openstaande vacatures is vervuld!!
Verder zoekt het bestuur nog een activiteitenpromotor, tekstschrijvers  en fotografen die hun fietsavonturen en foto’s beschikbaar willen stellen voor de website/Bidon.   

8.    Ledenadministratie
a.    Nieuwe leden 11, opzeggingen 7, totaal 161 waarvan 33 jeugdleden.

9.    Communicatie
a.    Afgelopen seizoen een aantal artikelen gepubliceerd in Zeewolde Aktueel, te weten Altius, de prestatie van Odette van Deudekom en het onderhoud aan de ATB-track.
b.    Theo Leenders ontvangt uit handen van Jeroen Assen de wereldbokaal. Al in 2014 heeft Theo de 40.000km grens bereikt maar van uitreiking van de bokaal was nog gekomen.   
c.    Hans Dijkhuizen vraagt aandacht voor het updaten van de kilometervreterstand. In zijn geval zou vanaf mei geen gegevens meer zijn gepubliceerd. 

10.    Pauze.

11.    Commissieverslagen
a.    Toercommissie
a.    Jeroen is overgestapt van de toercommissie naar de kledingcommissie. Een nieuwe voorzitter is er nog niet, deze wordt later bekend gemaakt.
b.    Enquête: wat leeft er onder de leden? De commissie heeft 7 e-mailreacties ontvangen. Voor groep 2 zijn de avondritten te lang. Groep 3 wordt gemist evenals de wegcaptain. Er wordt wel als groep gestart met de gemaakte afspraken worden niet altijd
       nagekomen. Voor een van de leden was dat reden zijn lidmaatschap op te zeggen.    
c.    Met de nieuwe toerkalender wordt rekening houden met de lengte van de routes op de avonden. Aan een van de nieuwe leden heeft Rinus de Vries wel wat verteld. Verder heeft de informatie op de website wel geholpen. Onduidelijk is wat er gebeurt als er
       een groep van 30 man is. Bij ontbreken van wegcaptains is het wel wat zoeken, aandachtspunt is het verbeteren va de communicatie voor nieuwe leden. Hans pakt de groepsindeling op (3 en 3+). Binnen bestuur is hier ook over gesproken evenals de rol 
       voor een wegcaptain. Groep 2 heeft behoefte aan kortere ritten op de avond. Op de zondag kan alles gehandhaafd blijven. Hans doet nog een keer een oproep voor wegcaptains. Training volgen bij de NTFU heeft geen continuïteit, jeugdtrainers zijn wel
       geweest. Conclusie is dat bijgestuurd moet worden indien noodzakelijk. De toerkalender is klaar en beschikbaar voor toerseizoen, evenals de verschillen tussen de groepen. Theo is toegevoegd aan de commissie. GPS-routes worden bijgesteld en op een
       kaartje gepresenteerd, dus niet meer uitgeschreven. Veelal werd groep 2 door Rinus geleid. En anders iemand anders.
b.    ATB-commissie
a.    De Atb populatie is verdeeld over een groot aantal groepen: Paul leidt de recreanten, verder een hybridegroep en een groep gevorderden. Peter Bouwman leidt de racegroep en of er nog een damesgroep is/komt, is nog even afwachten. De gevorderden
       rijden zonder wegcaptains in combi met de nodige evenementen in het land. Voorstel is Whatsapp groepen aan te maken voor de verschillende groepen. Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij Paul van den rug of Fons Stortelder.Peter Bouwman heeft
       nog geen Whatsapp voor zijn groep. De ATB gevorderden wel. Sjors start dit verder op.
b.    De ATB-route is opgeknapt, nu het beheer opstarten.
c.    TVZ heeft een ATB tocht georganiseerd onder de titel ‘fiets ALS de wereld uit. Dit was een groot succes.
d.    René organiseert een ATB-clinic met NTFU-trainers voor gematigde en gevorderde fietsers.
e.    Stichting beheer route; nog steeds geen bestuursleden anders dan WTC, TVZ is te druk. Samen met de gemeente en SBB. Een Stichting is een voorwaarde voor verkrijgen van subsidie (€ 1000-2000), inschrijving KvK enz. Let op eventuele notariskosten,
       daar ben je de subsidie zo aan kwijt.  Wordt verder besproken in het bestuur van de vereniging.  
f.    Rol Sjors; heeft naast WTC-lidmaatschap elders een wedstrijdlicentie. Wordt als belangenverstrengeling ervaren dat bestuursleden lid zijn van verschillende verenigingen. Kan ook te maken hebben met de juiste communicatie. De gevorderden rijden veelal in
      de omgeving van Harderwijk, starten samen met de racegroep in Zeewolde, worden als het ware ‘afgezet’ in Harderwijk. Maar dan veelal geen andere ATB’ers van de vereniging. Aansluiting bij Harderwijk ligt dan voor de hand. Mogelijk is de groep
      gevorderden te klein om regelmaat op te bouwen, ook vanwege de vele andere evenementen. Een whatsappgroep zou uitkomst kunnen bieden.   
c.    Jeugdcommissie
a.    Leden aantal 33. De leeftijd is wat aan het zakken omdat 15, 16 en 17 jaar de vereniging verlaten. WTC kan hen niet voldoende uitdaging bieden. Van 8-15 jaar gaat goed, daarboven advies om op een andere manier te gaan fietsen, bijvoorbeeld
       overstappen naar TVZ-jeugd (16 jaar) Dit zijn de jeugdleden van het eerste uur die nu laar zijn binnen de WTC en elders hun fiets carrière voortzetten.  
b.    Zomerinitiatief: voor de jeugd is spinning opgezet om de conditie op peil te brengen voor het wegseizoen. 10 leden zijn begonnen echter daarna nog maar 4 over. Een aantal jeugdleden heeft dit flink geholpen. Daarbij concentreren op de jeugd van 8-15   
       jaar.  
c.    Er zijn 40 kledingpakketten veelal kleinere maten. > 14 jaar wordt het lastig. Grote maten niet meer nodig. Zorgen voor goede doorstroming; als het jeugdlid niet meer komt, volgt een gesprek met de ouders of de kleding over kan naar een ander kind.
d.    Let op de overstap naar ATB en de verantwoordelijkheid daarover. Niet in je eentje met kids op weg gaan, niet op de ATB en niet op de weg.
e.    Overgang naar TVZ moet nog goed besproken worden.
f.    Volgen van activiteiten was ook een issue. Veelal werd er niet getraind maar zodra een uitje in zich kwam, was er toch veel animo. Daarom is gesteld ‘niet trainen, niet mee met een uitje’. Kostte heel wat gesprekken met de jeugd en ouders.  
g.    Er is een tekort aan trainers, nu nog vier, Michel stopt, ouders fietsen wel mee maar willen zich niet binden aan een rooster. Gudo, Arius en Anniek zijn beschikbaar als trainer. Werving voor extra trainers volgt. De opleidingen van NTFU met sponsoring van
       de NTFU zijn door Anniek en Arius gevolgd, zij zijn beide helaas gezakt. Wielertrainer 2 en 3 wordt opgepakt binnen de KNWU. Dit is een pittige theorietraining, met spreekvaardigheidstoets en goed kunnen leiden van (jeugd)groepen. De trainers die geslaagd
       zijn kunnen we 2-3 jaar binden als trainer voor de vereniging. Er was een mooi budget van €750, daarnaast €1000 subsidie van NTFU voor het volgen van trainingen en als laatste € 600 nav de Boni-actie.
h.    Michel deelt zoveel mogelijk met Arius en Anniek in het eerstvolgende trainersoverleg en dan moeten zij verder de kar trekken.    
d.    Omloop Rabobank Flevoland
a.    We stoppen met omloop Flevoland 2016. Het contract met de Rabobank liep af. Uit een gesprek blijkt dat de Rabobank alleen de gemaakte onkosten wil vergoeden, waardoor de organisatie van deze omloop budgetneutraal plaatsvindt. Dus de clubkas wordt
       niet meer ‘gespekt’. Almere en Dronten zijn al gestopt waardoor het aantal vrijwilligers fors afneemt, en er waren er al te weinig. Samen met Lelystad nog wel besproken, maar ook daar zien we vanaf. Lelystad gaat alleen verder. De reserves worden
       uitgekeerd.
b.    Welke alternatieven zien we dan? Iets organiseren voor de eigen leden. Budget is er, Ger zal voortrekkersrol op zich nemen. Bijvoorbeeld een dagtocht met versnaperingen, barbecue oid. Ger zoekt wel mede- organisatoren. Andere ideeën zijn: de Wolter
       Koops-tocht, kampeerweekeinde in bijvoorbeeld Limburg

12.    Rondvraag/Wat verder nog ter tafel komt

a.    Hans Kranendonk vraagt aan Eric hoe het staat met de facturering van de kleding. Eric geeft aan dit voor 31-12 a.s. klaar moet zijn.
b.    Alexander Veerman vraagt om tijdens het wegseizoen op zondag om 9 uur starten. De  toercommissie neemt dat mee, behoudens voor de lange tochten. Die starten om 8 uur.
c.    Jeroen Assen: kleding kan nog besteld worden. Via formulier op de website. Oproep op de site volgt.
d.    Jeroen Assen: whatsappgroepen, hoe kunnen nieuwe leden hierin betrokken worden. Suggestie om de aanvink-mogelijkheid te gebruiken haalt het niet, want daar wordt te weinig gebruikt van gemaakt.

13.    Sluiting

 



Ogenblik a.u.b. ...