Verslag ALV WTC Zeewolde 10 november 2016

Verslag

ALV WTC Zeewolde 

Datum: 10 november 2016

Locatie: kantine Condoor Zeewolde

 

Aanwezig bestuur:

Hans Kranendonk, Fons Stortelder, Eric Woltheus, Sjors Lodewijk / Rene Steunenberg, Jeroen Assen, Gudo van Werkhoven, Ger Stevens

Aanwezige leden:

Janine Stortelder, Jan vd Horst, Marco Rademaker, Jan v Velthoven, Aart Weijers, Peter Bouwman, Henk Kippersluis, Theo Leenders, Hans Dijkhuizen, Robert Duyvestijn, Albert de Jong, Han Schimmel, Jan de Jong, Marianne Dobber, Martin van Zijl, Siebolt Smit, Ingrid van de Vlist, Odette van Deutekom, Arius Bom, Marco van Asselt, Leo Kluifhooft

Afwezig met kennisgeving:

Ad Verstraete, Hans Lems

 

Vooraf: Huldiging Odette van Deutekom, Paralympisch sporter in Rio met een visuele beperking. Ze reed in Rio de tijdrit en de wegwedstrijd op de tandem met Kim van Dijk als piloot.
Odette is stoker; zo noemen ze degene die achterop zit. Bij de UCI Worldcups Paracycling in Oostende en Bilbao werden ze dit jaar resp. zesde en vierde.
Bij de tijdrit in Rio ging t.g.v. een lekke band een reële medaillekans helaas in rook op.
WTC  is trots op zo'n prominent lid en de voorzitter overhandigt Odette een bos bloemen en verzekert haar dat er altijd wel een WTC lid met haar wil trainen op de tandem.

 

Welkom en opening

  • Hans opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

 

Ingekomen stukken

  • Er zijn geen ingekomen stukken ontvangen.

 

Mededelingen voorzitter/secretaris

  • Alleen de 2 hierboven genoemde afzeggingen.

 

Notulen vorige ledenvergadering, d.d. 31-03-2016

  • Geen opmerkingen. De notulen worden vastgesteld.

 

Wijzigingen samenstelling bestuur

  • Sjors Lodewijks treedt af als vertegenwoordiger ATB commissie maar blijft actief bij onderhoud MTB parkoers.
    Voorgesteld wordt dat ATB commissielid René Steunenberg zijn taken binnen het bestuur overneemt.
  • Fons Stortelder wordt voorgesteld als de nieuwe secretaris.
  • Vergadering gaat akkoord met deze voorstellen en worden aldus benoemd.

 

Van de penningmeester: 

  • Financieel jaarverslag 2015
  • Eric geeft een toelichting op de ter plekke uitgereikte " Staat van Lasten en Baten"  alhoewel deze nog niet gecontroleerd is door de kascommissie.
  • Begroting 2017 is nagenoeg gelijk aan die van 2016 omdat er zowel opzeggingen als aanmeldingen zijn zodat het aantal leden redelijk op peil blijft.
  • Besloten wordt de begrotingspost voor GPS te laten vervallen en dit bedrag aan te wenden t.b.v. het onderhoud van de website.
  • Met in achtneming van deze wijziging wordt de begroting voor 2017 vastgesteld
  • Bevindingen kascommissie
  • Dit moet wachten op een nadere afspraak met de kascommissie.
  • Decharge verlening wordt uitgesteld tot de voorjaarsvergadering van 2017
  • Verkiezing nieuw lid kascommissie
  • Ook dit wordt doorgeschoven naar de voorjaarsvergadering van 2017
  • Contributie 2016
  • De contributie van 2016 is nog niet geïnd. Naar verwachting geschiedt dit eind november 2016.
    Dit zou idealiter al rond de laatste jaarwisseling hebben moeten plaatsvinden, of anders uiterlijk voor aanvang wegseizoen.
    Hans biedt Eric ondersteuning aan voor het sneller incasseren van de contributie. Bestuur zal dit nader uitwerken.

 

Ledenadministratie

  • Omdat de ledenadministrateur niet aanwezig is wordt dit punt niet behandeld
  • Er zijn geen klachten bekend over deze administratie

 

Communicatie en PR

  • Website
  • Geert Ribbens heeft zijn bedrijf van de hand gedaan en daarmee komt een einde aan zijn kosteloze onderhoud van de website.
    We blijven met het onderhoud bij de nieuwe eigenaar van het bedrijf a raison van ca 200 euro/jaar
  • Als laatste heeft Geert ons de faciliteit van een "responsive website" geboden waardoor de opmaak van de website zich automatisch aanpast aan het toestel waarmee de website bezocht wordt.
    Wel dient de website hiervoor een nieuwe inrichting te krijgen.  Webbeheerder Jan de Jong ontbreekt het aan voldoende tijd om dit te verzorgen zodat Hans de hulp heeft ingeroepen van Henry Doornbos
  • PR
  • Voor de PR schrijft Hans regelmatig een stukje in het lokale krantje
  • In 2016 is er geen Bidon uitgegeven maar het is wel de bedoeling de Bidons in 2017 weer te laten verschijnen. Hans roept iedereen op een verslag(je) van zijn/haar belevenissen naar de redactie te sturen.
  • Tevens zal Hans een oproep doen voor een extra redacteur; iemand met schrijftalent en/of journalistieke ambitie.

 

Commissieverslagen

  • Toercommissie
  • Jeroen geeft een korte toelichting op de plannen voor de ritten in 2017. Met name de lengte van de avondritten van groep 1 en 2 wordt ingekort:
    • Groep 1: max 45km op de langste dag met een logische op/afbouw
    • Groep 2: max 60km op de langste dag met een logisch op/afbouw
  • Het meerijden met TVZ en omgekeerd kan net als het afgelopen jaar informeel doorgaan.
    Dit formaliseren is lastig i.v.m. de bestuursaansprakelijkheid: als iemand van TVZ (of diens verzekeraar) het bestuur aansprakelijk stelt na een ongeluk weten we niet of we gedekt zijn.
    Iedereen mag echter wel een 3-tal keren meerijden als aspirant lid.
  • Aan een verdere samenwerking/integratie met TVZ of AVZ (in de richting van een multisportvereniging) heeft de ALV geen behoefte.
  • ATB commissie
  • René geeft een korte toelichting
    • De bestuurstaken zijn door René Steunenberg overgenomen van Sjors Lodewijk.
    • Commissie bestaat door het uittreden van Paul van de Brug momenteel uit 2 personen: René en Sjors
    • Paul van de Brug blijft wel captain van “zijn” MTB-groep
    • In de winterperiode zijn er 4 groepen actief die als zodanig vermeld zijn op onze website:
      • MTB groep Paul
      • MTB Prestatiegroep
      • Race groep
      • Hybride groep
  • MTB parcours
    • Sjors coördineert het onderhoud.
    • Er zijn veel vrijwilligers/sponsoren waarbij met name zijn dank uitgaat naar Henk Kippersluis voor het beschikbaar stellen van een kraantje voor het zwaardere werk.
  • Events
    • Vorig jaar was er weinig belangstelling voor een MTB clinic
    • Rijst de vraag of er vraag naar is. Hiervoor is nagenoeg geen belangstelling
  • Jeugdcommissie
  • Gudo geeft een korte toelichting
    • Jeugdgroep blijft consistent en e.e.a. loopt goed
    • Tweetal tochten in de buurt gereden
    • Martine en Gudo stoppen met het geven van trainingen
    • Gudo roept eenieder op zichzelf of derden als trainer op te geven.
    • Westerlaken heeft aangegeven de sponsoring voor de komende jaren voort te willen zetten
    • Vanuit de JC komt de vraag of de oudste jeugdleden mee kunnen rijden met de prestatiegroep. Hans oppert dat deze leden misschien ook mee kunnen met bv een weekend in de Ardennen.
    • Voor jeugdleden die 16 jaar worden kan getracht worden ze meer te betrekken bij het lesgeven waardoor voor hun de uitdaging wellicht groter wordt en zij zo behouden blijven voor de WTC.
      Momenteel haken zij veelal af of gaan over naar TVZ waar op de zaterdagtrainingen meer leden van hun niveau zijn.
    • Omdat Martine stopt  als trainster stopt ze ook met kledingbeheer voor de jeugd. Dit ligt nu bij de kledingcommissie, zijnde Jeroen Assen.
  • Evenementen commissie
  • Ger geeft een korte toelichting
    • Voorstel 1 of 2 korte of lange weekenden weg te gaan.
    • Gedacht wordt aan een groepsaccomodatie waardoor saamhorigheid vergroot wordt. Voor een kampeerweekend ( zoals vroeger) lijkt geen belangstelling meer te bestaan.
    • In het voorjaar 2017 komt een inventarisatie.
  • Redactie commissie
  • Hans stelt dat het bestuur voor de start van het wegseizoen weer een Bidon wil uitgeven. Het verkrijgen van voldoende copy kan bevorderd worden door:
    • Sponsoren in de gelegenheid  te stellen om een stukje te schrijven
    • Allen te vragen een stukje te schrijven voor de Bidon
    • Aart meldt dat de toeragenda ook opgenomen kan worden
  • Sponsorcommissie
  • Deze bestaat niet echt maar Hans heeft een drietal mensen gevraagd mee te denken, te weten René Steunenberg, Han Schimmel en Henk Kippersluis. Een eerste brainstormavond heeft al plaatsgevonden.
  • Eind 2017 lopen alle contracten af behoudens dat van Altius. Hans heeft Ingrid van der Vlist van Altius  voorgesteld haar contract parallel te laten lopen met de andere contracten.
  • Eerst peilen of Condoor verder wil gaan als hoofdsponsor, daarna kan het complete sponsorplan worden opgesteld en uitgewerkt.
  • Ook met Koops zal een gesprek plaatsvinden over hoe verder te gaan.
  • Theo Leenders memoreert dat er ook afspraken zijn met diverse bedrijven over advertenties in de Bidon; deze moeten ook in het sponsorplan worden meegenomen.
  • Kleding commissie
  • Nieuwe kleding komt als alles goed gaat op 12 december beschikbaar en wordt dan zsm uitgereikt
  • De voorraad wordt beperkt tot 2 stel zomertenue's t/m maat 7, de rest gaat op bestelling
  • In de oude voorraad zitten enkele incourante stukken die eventueel aan sponsors beschikbaar gesteld kunnen worden.
  • Bij het accepteren van nieuwe bestellingen moet duidelijk worden gemeld dat de kans bestaat dat we na 2017 weer andere kleding krijgen (als er andere sponsors zouden komen).


Rondvraag/Wat verder nog ter tafel komt

  • Marianne Dobber vraagt waarom zij geen antwoord heeft gekregen op een mailtje aan de toercommissie.
    Dit is waarschijnlijk tussen wal en schip geraakt maar het is evident dat elke commissie haar mail netjes moet afhandelen. Hans roept alle commissieleden op  dit soort mails  per omgaande te beantwoorden.
  • Eric merkt op dat de contributie in 2017 niet hoeft te worden verhoogd.
  • Er ontstaat een discussie over de hoogte van de afdracht aan de NTFU. Hierop heeft het bestuur geen invloed.
  • Fons verzoekt de ALV te verplaatsen naar woensdagen waarmee de vergadering kan instemmen.


Sluiting

  • Hans sluit de vergadering en wenst allen wel thuis

 

 


Ogenblik a.u.b. ...