Verslag ALV WTC Zeewolde 22 maart 2017

Verslag

ALV WTC Zeewolde

Datum: 22 maart 2017

Locatie: kantine Condoor Zeewolde

 

Aanwezig: Rob van der Heijden, Sjon Dekker, Siebolt Smid, Jan de Jong, Rins de Vries, Leo Kluifhooft, Willem van Voorst, Marco rademaker, Henk Kippersluis, Peter Bouwman, Rik Koumans, Henry Doornekamp, Aard Weijers, Marcel Veenstra, Jaap Mulder, Arius Bom, Hans Dijkhuizen, Theo Leenders, Eric Woltheus, Rene Steunenberg, Ger Stevens, Jeroen Assen, Ruud Kruizinga, Hans Kranendonk (vz), Fons Stortelder (verslag)

 

Met kennisgeving afwezig: Odette van deutekom, Jan Veldhoven, Janine Stortelder, Han Schimmel, Gudo van Werkhoven, Marc Timmer, Marianne Dobber, Hans Lems, Karin Lindeboom, Sjors Lodewijk, Martin van Zijl

 

  1. Welkom en opening

    • Hans opent de vergadering en geeft vooraf Mirjam Lems het woord ivm een aktie van het TOON HERMANS HUIS in Zeewolde. Het huis doet dit jaar mee met de Stichting Mont Ventoux. De stichting wil met de beklimming van deze berg (op 31 augustus en 1 september) geld ophalen voor de strijd tegen kanker. Mirjam verwijst naar de website " grootverzettegenkanker.nl " Tot nog toe is er 1x opgave, de voorzitter van het Toon Hermanshuis van Zeewolde, Hans Nobel. Om mee te doen moet je minimaal 400 euro sponsorgeld meebrengen + 140 euro inschrijfgeld betalen. Je kunt deelnemers natuurlijk ook sponsoren.

  1. Ingekomen stukken

    • Alleen enkele afzeggingen (zie boven)

  1. Mededelingen voorzitter/secretaris

  • Hans is bij een vergadering van de NTFU geweest waar de verzekering ter sprake is geweest. Er blijkt veel meer verzekerd dan gedacht. Je fietsverzekering is nu bijvoorbeeld ook geldig tijdens wedstrijdjes, mits georganiseerd door NTB-, KNWU- of NTFU-verenigingen. Dit kun je nalezen op de site van de NTFU. Bestuur is ook verzekerd voor aansprakelijkheid.

  1. Notulen vorige ledenvergadering, d.d. 10 november 2016

  • Worden zonder opmerkingen vastgesteld

  1. Van de penningmeester:

    1. financieel jaarverslag 2015 en 2016 - Worden uitgedeeld door Eric Woltheus

      • Eric bedankt de kledingcommissie voor hun goede administratie hiervan zodat hij de bedragen overzichtelijk kon opnemen in zijn administratie.

      • Alleen oudere jeugd heeft indertijd 25 euro borg betaalt voor de kleding. Indien zij zich bij opzeggingging van het lidmaatschap melden voor teruggave dan krijgen ze deze 25 euro retour, ook al is in het verleden hiervan geen goede administratie bijgehouden. Uiteraard is dit een aflopende zaak.

      • Voor de jeugd is nog circa 830 euro beschikbaar vanuit acties en toezeggingen uit voorgaande jaren.

      • Eric bedankt Rinus de Vries voor zijn accurate ledenadministratie die resulteerde in een opschoning van de ledenlijst. Deze kwam tav de jeugd tot stand na goed overleg met Arius Blom. Geconstateerde te hoge afdrachten aan de NTFU wegens nog niet of te laat afgemelde leden zijn hierdoor voorkomen.

      • In 2016 is een positief resultaat van € 2.045,45 geboekt en in 2015 € 77,80. De algemene reserve bedraagt per 31-12-2016 € 10.169,95

      • Leo Kluifhooft stelt voor de reserves aan te wenden om de kleding in prijs te verlagen. De vergadering vindt de prijzen van de kleding al erg laag. Daarom wordt voorgesteld reserves op te bouwen voor nieuwe kleding bij wisseling van grote sponsors en/of extra activiteiten voor de leden te ontwikkelen.

    1. bevindingen kascommissie

      • Marc Timmer en Martin van Zijl vormden de kascommissie en ze hebben twee opmerkingen:

        1. Ze dringen er op aan dat de kas kontrole commissie voortaan in een eerder stadium wordt uitgenodigd voor de kontrole zodat hiervoor makkelijker een afspraak is in te plannen. Het bestuur zegt toe hier gevolg aan te geven in de toekomst.

        1. Ze stellen voor de penningmeester decharge te verlenen. Niemand maakt bezwaar dus de penningmeester en het bestuur wordt voor de jaren 2015 en 2016 decharge verleend.

    1. verkiezing nieuw lid kascommissie

      • Marc Timmer blijft in de kascommissie en als nieuw lid wordt Ruud Kruizinga door de vergadering aangewezen.

  1. Ledenadministratie

  • De leden administratie is in de loop van 2016 overgenomen door Rinus de Vries die een achterstand moest wegwerken. Inmiddels is de leden administratie op orde en geeft het volgende beeld:

  • Op 31-12-2016 hadden we 131 leden waarvan 21 jeugdleden, 118 mannen en 13 vrouwen

  • Opzeggingen in 2016: 35, Aanmeldingen 11

  • In 2017 hebben zich al 10 nieuwe leden aangemeld

  1. Communicatie en PR

  • Website

    • Is met dank aan Henri Doornekamp responsive gemaakt. Dit is stilzwijgend gedaan en er zijn eigenlijk geen reacties of opmerkingen geweest. Arius Blom tipt zijn probleem aan dat er een groene balk op zijn mobiel verschijnt. Er zijn meerdere oorzaken mogelijk.

    • Hans verzoekt de leden hun eigen gegevens te actualiseren. Het betreft dan het E-mailadres, de NAW gegevens en de foto die vaak nog in het oude tenue of helemaal niet op de site staat

  • Bidon

  • Hans heeft een oproep geplaatst voor een redacteur maar geen reactie ontvangen van de leden. De vraag rijst of we de Bidon moeten blijven uitgeven. Voorgesteld wordt de Bidon te vervangen door een flyer. Na enige discussie wordt hiertoe besloten. Aart Weijers heeft nog wel een oude flyer als voorbeeld. Rene Steunenberg biedt aan de nieuwe flyer te maken. Jan de Jong en Henry Doornekamp willen helpen.

  1. Commissieverslagen

  1. Kleding commissie

      • Loopt goed, momenteel is er weinig voorraad.

      • Nieuwe kleding kan gewoon besteld worden via de website, bestelformulier is tevens het machtigingsformulier voor de incasso

      • Sponsorlogo's worden aangepast als er nieuwe kleding wordt besteld; Koops kan er af.

  1. Toercommissie

      • Toerkalender is gereed en wordt zsm op de site gezet

      • Rinus merkt op dat voortaan niet meer de gemiddelde rijsnelheid zou worden aangegeven maar de grenzen, dus minimum en maximum rijsnelheid. Jeroen zal dit aanpassen.

      • Zeewolde heeft een eigen afdeling op de site “afstandmeten.nl” . Login met WTCzeewolde en wachtwoord wtc1993. Hierop staan circa 100 routes in GPX

  1. ATB commissie

    • René Steunenberg memoreert dat er 2 MTB groepen actief waren in de afgelopen winter:

      • Groep 1 onder leiding van Paul vd Brug die vertrok vanaf de trimbaan Harderwijk

      • Groep 2 die rijdt op nader afspraken (whatsapp)

    • 6 nov was de tocht: Fiets de boswachter eruit, totaal 50 deelnemers waarvan 10 WTCers.

    • In maart werden het " Open Kampioenschap Zeewolde" verreden, circa 75 deelnemers waarvan ca 10 WTCers. Opzet was 1 uur meerdere keren een korte ronde rijden waardoor het erg aantrekkelijk was voor het publiek.

    • Een groep vrijwilligers onderhoudt de MTB route. WTC wil een overeenkomst sluiten met Staatsbosbeheer waarna de gemeente subsidie kan verlenen voor het onderhoud. Het contract was nagenoeg rond maar door de komst van een nieuwe boswachter is opnieuw een discussie ontstaan over hoe dat contract er uit moet zien.

Rinus stelt voor te informeren bij de clubs van Harderwijk en Ermelo die ook een route onderhouden. Ook zonder overeenkomst gaat Sjors met de vrijwilligers op de oude voet verder. Verder blijkt dat camping RCN op sommige delen van de route ook sommige taken (maaien) voor haar rekening neemt. Hierover zal contact worden opgenomen.

  1. Jeugdcommissie

  1. Arius Bom pakt de trainerstaak van Gudo van Werkhoven (weer) op. Staande de vergadering wordt hij benoemd als bestuurslid JEUGD

  2. Er zijn gemiddeld zo'n 30 jeugdleden.

  3. Elke zaterdag van 10 tot 11:30 uur wordt er getraind, soms wordt een georganiseerde tocht in de regio gereden.

  4. Er is gebrek aan goede trainers en begeleiders mede omdat sommige kinderen dagelijks naar school fietsen en daardoor erg sterk zijn. Soms helpen ouders en Hans Kranendonk is ook vaak bereid te helpen. Ons niieuwe lid Willem van Voorst bekijkt of hij kan helpen.

  1. Evenementencommissie

  • 12 t/m 14 mei staat een trip naar Limburg gepland waarvoor al een 15tal leden zich hebben aangemeld. Een prima score die vast nog verder oploopt. Het voorlopige programma is:

    • Vrijdag avond een gezamelijke maaltijd - vooraf rijden op eigen gelegenheid behoort tot de mogelijkheden

    • Zaterdag een gezamelijke tocht in 2 groepen en s' avonds een BBQ

    • Zondag een korte tocht en terug naar huis (ivm Moederdag)

  • Ger stelt deelname aan de Mont Venoux tocht tbv het Toon Hermans Huis (zie hierboven) aan de orde. Hier is vooralsnog niet veel animo voor.

  • Voorgesteld wordt op de laatste clubrit als vereniging een BBQ te organiseren. De AC bekijkt de opties.

  1. Redactie commissie

    • Geen mededeling

  1. Sponsorcommissie

    • Koops stopt met de sponsoring die overigens al enkele jaren op een laag pitje stond

    • Van Dickhof in Oldebroek is nog onduidelijk of hij wil blijven sponsoren - Hans neemt hierover contact op

    • Overige sponsoren zetten hun huidige sponsorcontract voort

  1. Rondvraag/Wat verder nog ter tafel komt

  • Peter Bouwman meldt dat er bij de eerste rit nieuwelingen moesten afhaken. Dit kan eigenlijk niet en dient voor vertrek te worden doorgesproken. Hans Kranendonk gaat de nieuwe leden vooraf benaderen om ze voor te lichten over de groepsindeling.

  1. Wereldbokaal:

  • Aard Weijers heeft inmiddels ruim 88.521km gereden en krijgt een nieuw plaatje om op zijn bokaal te plakken

  • Ronald Langstraat heeft 83.710 km gereden en ontvangt ook een extra plaatje.

  1. Sluiting

  • Om circa 22:00 uur sluit Hans de vergadering en wenst allen wel thuis.

 


Ogenblik a.u.b. ...