Verslag bestuursoverleg+commissies; 9 oktober 2019

Verslag bestuur en commissie overleg WTC Zeewolde dd 9 oktober 2019.

 

Aanwezig: Hans Kranendonk, Bart van Vessem, Bert Flantua, Jeroen van Assen, Aart Weijers, Gert Jan Straatsma, Sjors Lodewijks, Rene Steunenberg, Rinus de Vries, Jan de Jong, Eric Woltheus, Fons Stortelder, Ger Stevens

Afwezig met kennisgeving: Remco van Beek, Arius Bom

 

Agenda

    Opening en welkom

  • Hans opent de vergadering en heet iedereen welkom

  • Mededelingen:

    • Hans deelt mee dat hij miv 2020 gaat stoppen als voorzitter ondanks dat er (nog) geen vervanging is. Hij mist de motivatie en drive om verder te gaan.

    • As zondag is de seizoensafsluiting met een lunch bij restaurant Zondag

    • 20 november is de vrijwilligersavond

    • 27 november is de ALV

 

    Vaststellen notulen

  • Betreft verslag van de vorige gecombineerde vergadering d.d. 18/10/2018 in de Businessclub VV Zeewolde (zie mail dd 25 sept 2019)

    • Verslag wordt doorgenomen en zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd

 

    Financiën.

    • Overgestapt op nieuw systeem van All United. Dit is goed verlopen.

    • Contributie 2019 geïnd. 2 leden blijken onjuist of ten onrechte nog in het ledenbestand te staan.

    • Sponsorgeld 2019 is ook geïnd

    • Bezig met " Free Ride" kleding waarop extra sponsoring komt

    • Eric zal kascommissie uitnodigen voor ALV 27 november zodat jaarrekening 2018 afgerond kan worden in ALV van 27 november

    • Eric bekijkt of contributie verhoging nodig is en overlegt dit uiterlijk 20 november met bestuur

    • Doelstelling is contributie in januari te innen en de kleding zsm na levering.\

 

    Ledenadministratie en NTFU

    • Dit jaar iets gegroeid 24 nw leden en 10 opzeggingen. Nu 175 leden

    • Overgestapt op nieuw systeem van All United. Dit is ook goed verlopen.

    KM vreter competitie

    • Niet besproken omdat Martin van Zijl niet aanwezig is.

    • Ger vraagt Martin of hij op de ALV nog een Wereldbokaal moet uitdelen.

    •  

    Commissies

        TOUR

    1. Clubritten staan vaak niet op tijd op de site.

    2. Hans zal dit met Remco overleggen en ook bespreken of de routes die Remco

              via Strava maakt via de mobiel kunnen worden gedownload.

    3. Het handhaven van de afgesproken snelheden in de groepen (met name groep 3) blijft een probleem. Voorgesteld wordt om 5 groepen te maken, maar de meningen zijn verdeeld zodat er geen wijzigingen komen.

    4. Groep 1 bij voorkeur handhaven om nieuwe leden op te vangen die dan na 2 a 3 maanden overstappen naar groep 2. Er zal een rooster worden opgesteld om als wegkapitein op te treden. In principe zijn de bestuursleden bij toerbeurt wegkapitein.

      ATB

    • Samen met TVZ is een stichting opgezet, genaamd "Montain Bike Route Zeewolde"

      • Voorzitter: Gert Jan Straatsma (WTC)

      • Secretaris: Jan Douma (TVZ)

      • Penningmeester: Sjors Lodewijks (WTC)

    • Landelijk gezien is er weinig beweging bij Staatsbosbeheer. Lokale boswachter wil wel meewerken

    • Er zijn inmiddels contacten met diverse subsidieverstrekkers en sponsoren maar het wachten is op de officiële landelijke overeenkomst met Staatsbosbeheer.

    • Komend seizoen zal in principe net zo verlopen als vorig jaar. Er word gecommuniceerd via Whatsapp groepen.

 

      Jeugd

    • Arius gaat stoppen en Bart van Vessem heeft dit binnen het bestuur overgenomen.

    • De trainers groep (4 man) en enkele ouders willen een training volgen bij de NTFU - totale groep mag uit 14 man bestaan, dus kunnen geïnteresseerde leden aansluiten

    • De groep is erg aan het verjongen. Momenteel zijn de jongste leden 7 jaar. Mede hierdoor haken ouderen af. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen wordt in verschillende groepen getraind.

    • Op korte termijn wordt iets leuks georganiseerd, bv pannenkoeken eten of iets van dien aard.

    • Oudere kinderen die dat kunnen, kunnen natuurlijk met de volwassenen op de zondag meerijden maar wel op eigen risico zodat het de voorkeur heeft dat ook een van de trainers of ouders meerijdt.

 

      Kleding

    • Bert Flantua heeft het beheer van de kleding voor de jeugd overgenomen van Jeroen van Assen.

    • Er is momenteel weinig voorraad van met name de kleine maatjes. Voor aanvulling van de kleding kan ca 500 euro besteed worden.

    • Mede door wat achterstallige betalingen is de openstelling van de webwinkel op onze site voor het bestellen van de kleding dit jaar wat later. Op de site dienen de prijzen van WTC te staan.

    • Ook de site van Bio Racer is nog niet optimaal hetgeen ook vertraging heeft opgeleverd. Op korte termijn zal eea operationeel worden.

    • Voorraad kleding bij Ridder ligt een beetje weggestopt en het personeel is niet altijd op de hoogte met de gemaakte afspraken. Nieuwe leden krijgen een mail met daarin duidelijk vermeld dat ze de eerste kleding ( Shirt korte mouw en Broek kort) bij Ridder kunnen halen op vertoon van de mail. Jeroen zal Ridder nogmaals over deze procedure informeren.

    • Leden die lid zijn geworden nadat we overgestapt zijn op All United dienen een aparte mail te krijgen omdat deze niet in de mailings komen. Rinus stelt een lijstje op en stuurt die rond naar de bestuursleden en verdere betrokkenen.

 

      Evenementen

    • Dit jaar nog 2 evenementen,

      • Aanstaande zondag slotevenement 25 opgaves tot dusver

      • Vrijwilligersavond woensdag 20 november. Uitnodiging volgt

    • Voor volgend jaar wordt gedacht aan een tocht op zaterdag naar bv Drenthe, een overnachting en zondag weer terug fietsen. Hopelijk is er dan meer belangstelling.

 

      Redactie en website

    • Jan de Jong heeft het merendeel van de data ingevoerd in het nieuwe systeem van All United. Henri Doornekamp moet nog enkele zaken aanvullen. Het is de bedoeling dat de nieuwe site zo snel mogelijk live gaat, liefst voor de ALV op 27 november.

    • Met name de clubroutes incl GPX bestanden moeten duidelijker op de site worden gezet. Dit gebeurt in principe door de Tourcie. Indien dit voor de Tourcie te veel werk is kan hier ondersteuning aan worden gegeven door een nieuwe vrijwilliger met IT achtergrond. Jan de Jong overlegt dit met Remco van Beek

    • Ook de procedure voor het bestellen van de kleding dient duidelijk op de site te worden vermeld

 

    Rondvraag en wat verder ter tafel komt

  • Sjors wil graag een koppeling op de site naar de site van de ATB route. Dit is akkoord.

  • Sjors wil graag een "Commissie van aanbeveling" oprichten voor de ATB route Zeewolde. Eén persoon van WTC en één persoon TVZ, bij voorkeur de voorzitters van deze verenigingen.

 

    Sluiting.

  • Hans sluit om 21:53 de vergadering en wenst allen wel thuis.

 


Ogenblik a.u.b. ...